Handelsfaktura – Mall för commercial Invoice

En handelsfaktura, även kallad commercial invoice, är ett obligatoriskt dokument vid handel med länder utanför EU. Dokumentet redovisar affärstransaktionen mellan köpare och säljare samt anger leveransvillkor och det tullvärde som Tullverket kräver enligt EU:s tullkodex (förordning EU 952/2013). Med fullständiga och korrekta uppgifter sker tullhanteringen på rätt sätt och leveransen når mottagaren utan dröjsmål.

Klicka på knappen nedan för att ladda ner en mall för handelsfaktura.

En korrekt ifylld handelsfaktura bör innehålla följande information:

• Säljarens och köparens fullständiga namn, adress och kontaktdetaljer.
• Datum då fakturan utfärdades.
• En unik fakturanummer och eventuell referens till inköpsordern.
• En detaljerad beskrivning av de sålda varorna eller tjänsterna, inklusive kvantitet, enhetspris och totalbelopp.
• Eventuella tillämpliga skatter, moms eller andra avgifter som tillkommer.
• Betalningsvillkor, inklusive betalningsdatum och eventuella villkor för försenad betalning eller rabatter.
• Eventuella särskilda villkor eller anmärkningar som kan vara relevanta
• Fakturavaluta (till exempel SEK, EUR eller USD).
• Ursprungsland (Country of Origin) för varje enskild artikel eller varupost.
• Varornas netto- och bruttovikt samt uppgifter om antal kollin.

Varukoder (HS-koder) och leveransvillkor på handelsfakturan

För att tullmyndigheter ska kunna förtulla varor ordentligt krävs två specifika uppgifter på handelsfakturan: korrekta varukoder och tydliga leveransvillkor.

Varukod (HS-nummer och KN-nummer)

Varukoden klassificerar produkten enligt det internationella Harmonized System (HS). Koden bestämmer vilka tullsatser, importavgifter och regler som gäller för försändelsen.

• Ange minst sex siffror vid export utanför EU (HS-kod), och gärna åtta till tio siffror (KN-nummer eller TARIC) för import.
• Beskriv varan tydligt i text vid sidan av varukoden så att tullpersonal enkelt kan verifiera klassificeringen.
• Felaktig varukod kan leda till fördröjningar, eftertaxering av tullavgifter eller sanktionsavgifter.

Sök bland HS/TARIC-koder hos Tullverket och KN-nummer hos SCB.

Leveransvillkor (Incoterms)

Leveransvillkoren specificerar ansvarsfördelningen mellan säljare och köpare under transporten. De anger vem som betalar frakt, försäkring, exportdeklaration och importtull, samt var risken för godset övergår till köparen.

• Skriv ut den tresiffriga Incoterms-koden tillsammans med en namngiven ort (till exempel DAP Stockholm eller FOB Shanghai).
• Ange vilken version av regelverket som tillämpas (till exempel Incoterms 2020).
• Vanliga villkor vid handel utanför EU omfattar bland annat:
  • EXW: Ex-Works (tillgängligt på säljarens lager)
  • DAP: Delivered At Place (levererat till angiven plats)
  • DDP: Delivered Duty Paid (levererat förtullat på angiven plats)
  • CIP: Carriage and Insurance Paid to (transport och försäkring betald till angiven plats)
  • DPU: Levereras på plats utan avlastning (tidigare DAT)
  • FCA: Free Carrier (hos transportören, med angiven plats)
  • CPT: Carriage Paid to (transport betald till, med angiven plats)

Juridiskt och finansiellt bindande dokument

Handelsfakturan utgör ett juridiskt bindande avtal mellan köpare och säljare som fastställer köpvillkoren. Den klargör betalningsansvaret och utgör underlag vid eventuella tvister.

• Tullhantering och tullvärde
  Tullverket använder fakturan för att beräkna tullvärde, tullsatser och importavgifter utifrån det deklarerade varuvärdet. Tullverket fastställer nivån baserat på varans varukod, där tullsatsen till exempel kan vara 12 procent för kläder eller 0 procent för viss elektronik.
• Redovisning och bokföring
  Enligt Bokföringsnämnden och Skatteverket behöver både köpare och säljare fakturan som underlag i sin löpande bokföring för att styrka intäkter, kostnader och moms samt hålla redovisningen korrekt.

Skillnad mellan handelsfaktura och proformafaktura

En handelsfaktura (Commercial Invoice) används vid vanlig varuförsäljning med betalningskrav, medan en proformafaktura (Proforma Invoice) enbart fungerar som tullunderlag för försändelser utan betalning (som gåvor eller varuprover).