Vad är skillnaden mellan en handelsfaktura och proformafaktura?
Inom internationell handel och vid fakturering används flera olika dokument beroende på situation. Två av de vanligaste är handelsfakturan och proformafakturan. Här går vi igenom vad de innebär, hur de skiljer sig åt och i vilka sammanhang de brukar användas.
Vad är en Handelsfaktura?
En handelsfaktura är ett dokument som vanligtvis används i internationell handel och representerar en bindande försäljningsavtal mellan säljaren och köparen. Den innehåller detaljerad information om varorna som har sålts, inklusive beskrivning, kvantitet, pris, leveransvillkor, betalningsvillkor, ursprungsland, samt andra relevanta uppgifter. Handelsfakturan är ett krav för tullklarering och används för att bestämma tullvärde på varor.
Vad är en Proformafaktura?
En proformafaktura är inte en bindande försäljningsavtal. Snarare är det en preliminär faktura som ger köparen en uppfattning om vad de förväntas betala när transaktionen är slutförd. Den används ofta innan varor skickas eller innan det faktiska köpeavtalet har formaliserats. Proformafakturan innehåller också detaljer om varorna, men den är avsedd att ge en förhandsgranskning, snarare än att representera det slutliga försäljningspriset.
Skillnaden mellan en Handelsfaktura och Proformafaktura
Även om en handelsfaktura och en proformafaktura ofta liknar varandra till både form och innehåll, fyller de helt olika funktioner. Här är de viktigaste skillnaderna:
- Bindande eller inte
En handelsfaktura är ett juridiskt bindande dokument som återger den faktiska överenskommelsen mellan köpare och säljare. En proformafaktura är däremot inte bindande utan fungerar mer som en prisuppskattning eller ett underlag inför en möjlig affär. - Hur de används
Handelsfakturan behövs bland annat för tullhantering och för att fastställa tullvärdet på varorna. Proformafakturan används mest som ett preliminärt kostnadsförslag, eller ibland när säljaren behöver begära betalning innan leverans. - Giltighet
En proformafaktura har ofta ett sista giltighetsdatum, efter vilket pris och villkor kan ändras. Handelsfakturan speglar däremot den slutliga affären som båda parter har kommit överens om.
När ska jag ha en Handelsfaktura?
När ska du använda en handelsfaktura?
En handelsfaktura behövs i följande situationer:
- När varorna ska skickas
När affären är bekräftad och produkterna är klara för leverans följer handelsfakturan med försändelsen som ett officiellt underlag. - Vid internationell handel
Vid import och export kräver tullmyndigheterna en handelsfaktura. Den ligger till grund för tullklareringen och används för att beräkna eventuella tullavgifter
När ska jag ha en Proformafaktura?
En proformafaktura passar i flera olika situationer:
- För att lämna en prisuppskattning
Om affären ännu inte är helt bestämd kan du skicka en proformafaktura för att ge köparen en tydlig bild av de förväntade kostnaderna. - Vid förskottsbetalning
Om du behöver betalning innan varor eller tjänster levereras fungerar en proformafaktura som ett underlag för att begära förskott. - När en handelsfaktura inte är klar
Ibland saknas vissa uppgifter för att kunna utfärda en fullständig handelsfaktura. Då kan en proformafaktura användas som ett tillfälligt dokument tills allt är på plats.
Ladda ner faktura mall här.
Sammanfattning
Både handelsfakturan och proformafakturan spelar viktiga roller i handelsflödet, men de fyller olika funktioner. För att undvika missförstånd och onödiga problem är det viktigt att använda rätt dokument vid rätt tillfälle. När man har koll på skillnaderna blir det enklare för företag att sköta sina internationella affärer och se till att all nödvändig dokumentation är i ordning.